更好用的公文系统 - 客户实例
您在这 首页 » 客户实例 » 更好用的公文系统

更好用的公文系统

支援不同平台适用在 Windows 与 Mac (甚至是iOS/Web版本)让您的公文系统更好编辑
支援不同平台适用在 Windows 与 Mac (甚至是iOS/Web版本)让您的公文系统更好编辑

支援不同平台适用在 Windows 与 Mac (甚至是iOS/Web版本)让您的公文更好编辑

政府电子公文已行之有年,(参考行政院研究发展考核委员会中华民国 94 年 2 月 21 日颁布及中华民国 96 年 1 月增订之政府文书格式参考规范)
而多数公司在使用电子公文系统软体时,使用体验不佳,操作复杂,反应效果不好,且并未支援 Mac 版本,今天要与大家分享是快速编辑公文“函”的系统应用成功案例,适用在 Windows 与 Mac (甚至是iOS/Web版本),让使用者操作更简单,更快速,并且容易维护。

在电子公文普及的情况下,只要遵循政府规定的文书格式参考规范,用什么工具都可以实现,前阵子有此荣幸,客户希望我们为他们制作公文系统,类别格式是“函”,(在大份公司用最多的类别格式就是“函”)。

本系统是客制开发,主要解决几个问题:

1. 可依照不同公司产生相对应的发文资讯及文号等,如:有些客户是有几家公司,或不同事业部。

2. 发文字号可依所要的格式自动产生,并将字号自动产生在公文函的条码内,便于用Barcode扫瞄。

3. 正本与副本在同一份文件内容,但列印时要将受文者各自再产生一份。

4. 可以将之前可能旧版编辑过的公文函,另存其版本,供未来参考。

5. 可支援不同平台,如:Windows, Mac, iOS 及浏览器。


图一:此为公文函的编辑画面,使用者只要填入红色*号的栏位,就可以马上完成一份公文。
公文函的编辑画面


图二:按下“预览PDF”按钮后,即产生预览画面,决定是否要产生 PDF 档案或列印。
按下“预览PDF”按钮后,即产生预览画面,决定是否要产生 PDF 档案或列印

图三:系统自动辨识正本与副本共有几页需要印份。
图三:系统自动辨识正本与副本共有几页需要印份。

图四:如果说明内文超过一页,系统自动辨识在此笔的分页数,需要几页来列印,依此范例文字共有 5 页。
如果说明内文超过一页,系统自动辨识在此笔的分页数,需要几页来列印,依此范例文字共有 5 页

图五:自动把尾页的正本与副本内容放在最后一页。
自动把尾页的正本与副本内容放在最后一页。

图六:转成 PDF 格式后的公文类别“函”范例。
转成 PDF 格式后的公文类别“函”范例。

注意:公司的官防用印,是在系统设定后自动产生在 PDF 文件里。

 

结论(好处):
1.此客制化的结果,可以让用户快速编辑公文,产生公文,直接寄送邮件出去,每笔公文制作的时间约在2~3分钟。
2.日后可以随时调阅或查询之前的公文内容。
3.条码管理,条码内容是即文号,立即可以扫出该公文文件。
4.此系统能运作在PC, Mac, iOS 及浏览器登入浏览。


本篇主要介绍在函式公文的应用,而规范包括文书处理手册公文类别“令”、“函”、“公告”、“书函”、“开会通知单”、“公务电话纪录”、“签”等,都可以用此方式来产生不同类型的公文,
主要加速您的工作产能与应用,如果您有这方面的需求,欢迎与我们连系。

补充说明:
这是台湾政府或民间公司来往间的电子文件(分类如:公文类别“令”、“函”、“公告”、“书函”、“开会通知单”、“公务电话纪录”、“签”等),我们称为“公文系统”,国外似乎没有用这名称,如果在美国,相对应是electronic records archive (ERA),由The National Archives and Records Administration (NARA) 负责,
参考http://www.archives.gov/era/

如果在英国,相当对应的是MoReq2(Model Requirement for the Electronic Records),或Seamless Flow Program,由TNA(The National Archives, )负责,参考:http://www.nationalarchives.gov.uk/

电子档案从政府机关“产生”后、经过档案管理局“保存”、到公开给民众在网际网路“应用”,这整个电 子档案生命周期的管理能完全自动化。此计划的实现,将使英国TNA,迈入以电子档案为主的里程碑。

https://easyapps.biz/media/images/articles/subscribing.jpg

Copyright © 2006-2019 正洋资讯顾问有限公司 保留一切权利。FileMaker 徽标或图形是 FileMaker, Inc.在美国及其他国家和地区的注册商标及所有。