公文系统 - 以函為例 - 客戶實例
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公文系统 - 以函為例

公文系统 - 以函為例

支援不同平台適用在 Windows 與 Mac (甚至是iOS/Web版本)讓您的公文更好編輯

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政府電子公文已行之有年,(参考行政院研究發展考核委員會中華民國 94 年 2 月 21 日頒布及中華民國 96 年 1 月增訂之政府文書格式參考規範)
而多數公司在使用電子公文系統軟體時,使用體驗不佳,操作複雜,反應效果不好,且並未支援 Mac 版本,今天要與大家分享是快速編輯公文「函」的系統應用成功案例,適用在 Windows 與 Mac (甚至是iOS/Web版本),讓使用者操作更簡單,更快速,並且容易維護。

在電子公文普及的情況下,只要遵循政府規定的文書格式參考規範,用什麼工具都可以實現,前陣子有此榮幸,客戶希望我們為他們製作公文系統,類別格式是「函」,(在大份公司用最多的類別格式就是「函」)。

本系统是客制開發,主要解決幾個問題:

1. 可依照不同公司產生相對應的發文資訊及文號等,如:有些客戶是有幾家公司,或不同事業部。

2. 發文字號可依所要的格式自動產生,並將字號自動產生在公文函的條碼內,便於用Barcode掃瞄。

3. 正本與副本在同一份文件內容,但列印時要將受文者各自再產生一份。

4. 可以將之前可能舊版編輯過的公文函,另存其版本,供未來參考。

5. 可支援不同平台,如:Windows, Mac, iOS 及瀏覽器。

 


圖一:此為公文函的編輯畫面,使用者只要填入紅色*號的欄位,就可以馬上完成一份公文。
公文函的編輯畫面

 

 

圖二:按下「預覽PDF」按鈕後,即產生預覽畫面,決定是否要產生 PDF 檔案或列印。
按下「預覽PDF」按鈕後,即產生預覽畫面,決定是否要產生 PDF 檔案或列印

 

 

圖三:系統自動辨識正本與副本共有幾頁需要印份。
系統自動辨識正本與副本共有幾頁需要印份。

 

 

圖四:如果說明內文超過一頁,系統自動辨識在此筆的分頁數,需要幾頁來列印,依此範例文字共有 5 頁。
如果說明內文超過一頁,系統自動辨識在此筆的分頁數,需要幾頁來列印,依此範例文字共有 5 頁

 

 

圖五:自動把尾頁的正本與副本內容放在最後一頁。
自動把尾頁的正本與副本內容放在最後一頁。

 

 

圖六:轉成 PDF 格式後的公文類別「函」範例。
轉成 PDF 格式後的公文類別「函」範例。

注意:公司的官防用印,是在系統設定後自動產生在 PDF 文件裡。

 

結論(好處)
1. 此客制化的結果,可以讓用戶快速編輯公文,產生公文,直接寄送郵件出去,每筆公文製作的時間約在2~3分鐘。
2. 日後可以隨時調閱或查詢之前的公文內容。
3. 條碼管理,條碼內容是即文號,立即可以掃出該公文文件。
4. 此系統能運作在PC, Mac, iOS 及瀏覽器登入瀏覽。


本篇主要介绍在函式公文的應用,而規範包括文書處理手冊公文類別「令」、「函」、「公告」、「書函」、「開會通知單」、「公務電話紀錄」、「簽」等,都可以用此方式來產生不同類型的公文,
主要加速您的工作產能與應用,如果您有這方面的需求,歡迎與我們連繫。

 

補充說明:
這是台灣政府或民間公司來往間的電子文件(分類如:公文類別「令」、「函」、「公告」、「書函」、「開會通知單」、「公務電話紀錄」、「簽」等),我們稱為「公文系統」,國外似乎沒有用這名稱,如果在美國,相對應是electronic records archive (ERA),由The National Archives and Records Administration (NARA) 負責,
參考http://www.archives.gov/era/

如果在英國,相當對應的是MoReq2(Model Requirement for the Electronic Records),或Seamless Flow Program,由TNA(The National Archives, )負責,參考:http://www.nationalarchives.gov.uk/

電子檔案從政府機關「產生」後、經過檔案管理局「保存」、到公開給民眾在網際網路「應用」,這整個電 子檔案生命週期的管理能完全自動化。此計劃的實現,將使英國TNA,邁入以電子檔案為主的里程碑。

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